Gestión Documental
Según regulación de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, establece la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. (Título V: Gestión de Documentos)
De igual manera, en su artículo 24 indica entre otros aspectos, la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que permite identificar para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos tanto internos como externos, así como los tiempos de retención en cada fase del archivo (Gestión y Central), disposición final selección, eliminación y aquellos que deben conservarse totalmente.
El Plan Institucional de Archivos de la Función Pública– PINAR es un instrumento de planeación para la labor archivística, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión Documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y a la normatividad vigente frente a la administración de los documentos. Consulte aquí este Plan
El Programa de Gestión Documental es un instrumento a través del cual se busca fortalecer la Gestión Documental en la entidad, a través de estrategias claras, precisas y medibles, a corto, mediano y largo plazo, que garanticen la seguridad, conservación y preservación de la información, del patrimonio documental de la entidad y su acceso al ciudadano. Consulte aquí este Programa
En cumplimiento al literal g) del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, por se presenta la primera versión del Banco Terminológico, como instrumento a través del cual se busca la normalización de las series y subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental de la entidad.
En cumplimiento del literal i) del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 se publica la primera versión de la Tabla de Control de Acceso de la entidad para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.
El Modelo de requisitos de gestión de documentos electrónicos de archivo es un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos, se publica en cumplimiento del literal f) del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015.
