POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La Caja de Compensación Familiar Campesina – COMCAJA reconoce la importancia de proteger los datos personales de sus afiliados, beneficiarios, colaboradores, contratistas, proveedores, visitantes y demás ciudadanos que se relacionan con la entidad.

Esta política establece los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación, transferencia, transmisión y supresión de datos personales, en cumplimiento de la normativa colombiana vigente y del derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la eliminación de su información.

COMCAJA no realizará tratamiento de datos personales con fines de comercialización.

Alcance

Esta política aplica a los datos personales recolectados y tratados por COMCAJA mediante medios físicos, electrónicos, telefónicos, presenciales y demás canales institucionales.

También comprende la información obtenida en sedes administrativas, regionales, puntos de atención y jornadas institucionales en territorio, incluyendo zonas rurales o con limitaciones de conectividad digital.

Finalidades del tratamiento

COMCAJA podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

• Gestionar procesos de afiliación, actualización, traslado, suspensión y cancelación de afiliaciones.

• Administrar subsidios, programas, servicios y beneficios institucionales.

• Verificar requisitos legales para el acceso a beneficios y servicios.

• Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, recursos y solicitudes ciudadanas.

• Mantener comunicación sobre programas, campañas, convocatorias, eventos y servicios de COMCAJA.

• Cumplir obligaciones legales, reglamentarias, contractuales, laborales, tributarias, contables y de seguridad social.

• Gestionar la vinculación, administración y desarrollo del talento humano.

• Administrar procesos de contratación, adquisición de bienes y servicios, pagos, facturación y obligaciones comerciales.

• Controlar el acceso a instalaciones, sistemas y recursos institucionales.

• Implementar medidas de seguridad, prevención de riesgos, videovigilancia y atención de emergencias.

• Elaborar estudios estadísticos, informes de gestión, auditorías y acciones de mejora institucional.

• Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o de control.

• Transferir o transmitir datos a terceros nacionales o internacionales cuando sea necesario para el desarrollo de las actividades institucionales y conforme a la ley.

Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

COMCAJA restringe el tratamiento de datos sensibles a lo estrictamente necesario y solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.

Los datos de niños, niñas y adolescentes serán tratados únicamente cuando respondan a su interés superior, garanticen la protección de sus derechos fundamentales y estén relacionados con programas sociales, educativos, recreativos, culturales o de bienestar familiar desarrollados por COMCAJA.

La autorización para el tratamiento de datos de menores deberá ser otorgada por su representante legal. Los datos de menores no serán utilizados con fines comerciales, publicitarios o de mercadeo.

Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.

• Ser informado sobre el uso que COMCAJA ha dado a sus datos.

• Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos, cuando sea procedente.

• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

• Presentar consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de su información.

• Exigir medidas de seguridad y confidencialidad para la protección de sus datos.

• Ser informado sobre cambios sustanciales en esta política.

• Ejercer sus derechos directamente o por medio de representante o apoderado debidamente acreditado.

Autorización del titular

Antes de recolectar y tratar datos personales, COMCAJA solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular, excepto en los casos establecidos por la ley.

La autorización podrá obtenerse mediante formularios físicos o digitales, documentos escritos, correos electrónicos, grabaciones, consentimientos electrónicos u otros mecanismos que permitan demostrar posteriormente su otorgamiento.

Seguridad y confidencialidad

COMCAJA adopta medidas administrativas, físicas, técnicas y tecnológicas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales.

Entre estas medidas se incluyen controles de acceso, gestión de usuarios y privilegios, copias de respaldo, mecanismos de recuperación de información, cifrado, monitoreo, protección contra amenazas informáticas, videovigilancia, custodia documental y trazabilidad de las operaciones realizadas sobre la información.

Todas las personas que tengan acceso a datos personales bajo responsabilidad de COMCAJA deben mantener la reserva y confidencialidad de la información, incluso después de finalizada su relación laboral, contractual o profesional con la entidad.

Consultas y reclamos

Los titulares pueden consultar gratuitamente la información personal que repose en las bases de datos de COMCAJA.

Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. En caso de requerirse una prórroga, COMCAJA informará los motivos y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión de datos o posibles incumplimientos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde la recepción completa de la solicitud. Si se requiere una prórroga, esta no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Canales de atención

Para ejercer sus derechos como titular de datos personales, puede comunicarse con COMCAJA a través de los siguientes canales:

• Línea Gratuita Nacional: 01 8000 112260

• Teléfono sede principal: (601) 7563511

• Correo electrónico: atencionalcliente@comcaja.gov.co

• Página web: www.comcaja.gov.co

También puede acudir presencialmente a las sedes de COMCAJA:

• Sede Administrativa Principal: Carrera 12 No. 96 – 23, Bogotá D.C.

• Sede Guaviare: Calle 7A No. 27B – 73, Zona Comercial Belén de la Paz, San José del Guaviare.

• Sede Guainía: Calle 20 No. 7 – 34, Piso 1, Barrio Berlín, Inírida.

• Sede Vaupés: Carrera 12 No. 15 – 57, Barrio Centro A, Mitú.

• Sede Vichada: Carrera 8 No. 20 – 20, Piso 2, Barrio Arturo Bueno, Puerto Carreño.

Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entró en vigencia en marzo de 2026 y permanecerá vigente mientras COMCAJA realice tratamiento de datos personales en el desarrollo de sus funciones y actividades.

Las modificaciones sustanciales a esta política serán comunicadas oportunamente a los titulares a través de los canales institucionales de COMCAJA.